Em 15/08/2018, foi publicada a Lei 13.709/2018 (conhecida pela sigla “LGPD”), que dispõe sobre o tratamento online e offline de dados pessoais, sendo aplicável a toda e qualquer sociedade que usa ou trata dados pessoais para realizar suas atividades.
O segmento de Recursos Humanos (e.g. departamentos de RH, empresas de recrutamento, consultorias de remuneração, corretoras de seguros e benefícios etc.) foi especialmente impactado pela LGPD, pois utiliza diariamente dados pessoais de funcionários, colaboradores e candidatos em uma variedade de situações.
Por isso, a nova legislação exigirá uma capacitação dos profissionais de RH, para que possam continuar respondendo questões do dia a dia relacionadas à atividade empresarial, como, por exemplo:
É necessário obter o consentimento para armazenar na empresa dados de ex-funcionários? Pode um ex-funcionário exigir a exclusão definitiva dos respectivos dados?
É permitido compartilhar dados de dependentes dos colaboradores da empresa (e.g. cônjuge, descendente etc.) com planos de saúde ou consultorias de RH sem autorização expressa?
Por quanto tempo posso armazenar os dados pessoais de candidatos que participaram de entrevistas ou processos seletivos? Posso compartilhar dados e currículos dos candidatos com outras empresas?
O RH pode armazenar dados relativos a problemas de saúde de funcionários? Tais informações, se disponíveis, podem ser reveladas ao supervisor do colaborador?
Posso adotar controles biométricos (e.g. marcação de ponto, controle de acesso etc.) no ambiente empresarial?
Minha empresa será responsável por assegurar que os prestadores de serviços que tratam os dados dos nossos colaboradores (e.g. processamento de folha de pagamento) respeitem a LGPD?
Além de entender a nova regulamentação, será ainda necessário se adequar à LGPD, não somente para evitar danos à imagem e à reputação da empresa (“empresa que não respeita a privacidade dos colaboradores”), mas para afastar as duras penalidades da lei, que podem alcançar 2% do faturamento do último exercício, até um limite de 50 milhões de Reais por infração.
Como a lei entrará em vigor em 2020, nos últimos meses trabalhamos intensamente em estudos de conformidade à LGDP relacionados ao segmento de RH. Pela nossa experiência, é difícil prever quais empresas enfrentarão um processo de adequação complicado e/ou longo. Por isso, sugerimos avaliar sua empresa com a maior antecedência possível.
Vale ainda salientar que o tema é delicado e complexo, sendo recomendável a contratação de profissionais especializados, pois um projeto de adequação mal executado, além de retirar da sua empresa a oportunidade de se adequar à nova lei no momento correto, pode provocar prejuízos, tais como penalidades inclusive monetárias - por conta da inobservância da LGPD.
Portanto, analise se a atuação do profissional ou escritório que você pretende contratar demonstra experiência em projetos de privacidade, segurança da informação e proteção de dados (inclusive antes da publicação da LGPD) e se certifique que ele possui o conhecimento necessário para a realização de um trabalho sólido.
Caso você tenha dúvidas sobre a aplicação da LGPD ao seu negócio, queira saber como adequar as atividades da sua empresa às obrigações previstas na LGPD ou queira simplesmente conversar sobre o tema, fique à vontade para nos contatar!